Планирайте концерт

Що се отнася до събитията, тези с музика на живо са едни от най-ангажиращите и забавни за присъстващите. Но без правилния план, те също могат да бъдат най-вероятно да се сблъскат с неравности по пътя. Ето защо съставихме това ръководство за това как да планирате концерт.

С повече елементи и движещи се парчета от обикновено събитие, един концерт има още няколко неща, които могат да се объркат във всеки един момент. Технически неизправности с аудио-визуално оборудване, заболявания или наранявания на музикален талант и лошо време могат да имат отрицателни ефекти върху преживяванията на всички участници. За да научите как да бъдете най-добре подготвени за всякакви злополуки и да сте сигурни, че концертът ви ще бъде успешен от самото начало, продължете да четете!

Научете как да планирате концерт в 10 прости стъпки:

1. Поставете си цели.

Една от най-важните стъпки, когато откривате как да планирате концерт, е поставянето на цели. С други думи: Какво искате да постигнете с този концерт? Вероятно вече сте поставили  целите и задачите на вашето събитие  и сте решили, че концертът е най-добрият формат за постигането им. Но без ясна представа какво се надявате да постигнете с музиката на живо на вашето събитие, едва ли ще завършите със запомнящ се концерт. 

Най-добрите музикални събития на живо имат концепция или тема, движещи разказа. Тази концепция оформя всичко – от вида на изпълняваната музика до публиката, мястото, други дейности на събитието и стила на декора и стоките на събитието.

Помислете за присъстващите на вашето събитие и каква концепция и стил ще бъдат най-привлекателни и запомнящи се за тях. Ако можете, говорете с няколко членове на вашата целева аудитория, за да проверите отново дали концепцията, която сте измислили, е толкова вълнуваща и ангажираща, колкото искате да бъде.

2. Създайте бюджет.

Изкушаващо е да прецените колко посетители очаквате на вашия концерт, да умножите това по цената, която мислите, че хората ще платят за билет, и да приемете общата сума за  вашия бюджет . Но това е обратно.

За да имате достатъчно пари за разходи и непредвидени разходи и да реализирате печалба (ако това е една от целите ви), ще ви е необходим ясен план на бюджета преди всичко друго.

Използвайте останалата част от този списък, за да определите какво ще ви трябва за вашето събитие и създайте ред за всяка категория. Включете приблизително 10-30% от неразпределените средства за непредвидени разходи и непредвидени разходи. По този начин, когато изникне нещо, ще сте готови за него.

Прочетете също: Популяризиране на концерт

3. Открийте таланта.

Музикалният талант, който внасяте, ще оформи атмосферата на вашия концерт повече от всичко друго. Това също може да бъде една от основните ви бюджетни позиции в зависимост от типа талант, който искате да привлечете.

Опитайте се да намерите талант, който пасва добре на вашата концепция и цели на събитието. Уверете се, че тяхната аудитория значително се припокрива с вашата целева аудитория за събитието. Например, последното нещо, което искате, е група с предимно тийнейджърска публика, която да свири в стая, пълна с възрастни хора.

Имайте предвид, че ако наемете таланти извън града, най-вероятно ще трябва да платите пътните им разходи. Това може да ви постави над бюджета, освен ако не сте внимателни. Избирайки местен талант, може да успеете да спестите малко пари, както и да създадете връзка с местната общност.

4. Изберете място.

Много места са създадени и готови да приемат музика на живо. Ако планирате да изберете закрито място, уверете се, че те имат опит с музика на живо и сцена и разположение на местата, които работят за типа музика, който сте избрали. Местата на открито  имат по-високи производствени разходи и повече неизвестни поради метеорологичните условия, но те могат да бъдат чудесен избор за концепции като барбекюта и пикници. Ако все пак изберете място на открито, уверете се, че имате резервен план за дъжд, сняг, вятър, жега, студ и всякакви други елементи, които биха могли да провалят концерта.

Енергията на вашия концерт ще бъде повлияна от тълпата и размерът на вашето място играе голяма роля за това. Ако  резервирате място  , което е твърде голямо и не го разпродадете, ще имате наполовина пълна зала и нискоенергийна тълпа. От друга страна, ако резервирате малко място и го разпродадете твърде бързо, ще се чудите дали не сте пропуснали повече потенциални продажби на билети и приходи. Тъй като енергията на тълпата ще бъде засегната, винаги е по-добре да изберете малко по-малко място, което сте сигурни, че можете да напълните. 

Ще искате да заключите мястото си по-рано, тъй като останалите подробности за събитието ще започнат да си идват на мястото, след като решите основната част от пъзела.

Разгледайте  мрежата от доставчици на Cvent , за  да намерите, поискате и резервирате места по целия свят.

5. Кандидатствайте за разрешителни и застраховка.

В зависимост от избора ви на място може да се наложи да получите разрешителни за алкохол, храна, музика и самото събитие. Консултирайте се с вашето място и с местните власти, за да видите от какво имате нужда за вашата ситуация. Също така е добра идея да вземете застраховка за вашето събитие. Ще бъдете покрити за много често срещани злополуки и вашето място може да го изисква.

6. Финализиране на дата и час.

Оптималната дата и час за вашето събитие ще зависят от вашата аудитория и концепцията ви за събитието. Някои теми и концерти работят по-добре в нощна обстановка, където можете да използвате осветление и фон, за да зададете настроението и тона. Други концепции и места, особено тези на открито, ще бъдат логистично по-лесни за управление през деня.

Имайте предвид, че вашата аудитория има моменти, които ще работят най-добре и за тях. Вземете предвид неща като училищни, работни и ваканционни графици, за да определите кой ден и час е най-подходящ за вашия концерт.

7. Определете какво оборудване е необходимо.

Говорете с вашия музикален талант и вашето място, за да определите какво оборудване ще ви е необходимо за представлението и дали мястото може да осигури нещо от него. Това може да включва сцена, високоговорители, микрофони, озвучителна система, осветление и друго аудио/визуално оборудване. Консултирайте се с вашия музикален талант, за да определите какво оборудване ще донесат сами и за какво отговаряте вие. 

Помислете за акустиката на вашето пространство и дали ще имате нужда от някакво усилване за музикалното изпълнение, както и какви  видове подреждане на местата за сядане  са най-разумни. Ако вашето място е на открито, уверете се, че имате начин да защитите оборудването от елементите. Докато говорите с доставчици, таланти и място, за да определите вашите нужди от оборудване, не забравяйте да попитате колко време ще им е необходимо за настройка и повреда и дали имат нужда от достъп до захранване, док за зареждане или друг специален достъп. Тези подробности ще бъдат ключови за добавяне към вашия план, за да избегнете скъпи грешки.

8. Създайте комфортна среда.

Дръжте талантите си удобни и им помогнете да се подготвят, като създадете или оборудвате зона зад кулисите. Това може да бъде всяка частна или частна зона във вашето заведение, но трябва да има лесен достъп до сцената, както и до тоалетните.

Можете да създадете комфортно изживяване зад кулисите, като осигурите вода, безалкохолни напитки, закуски и други дребни неща от първа необходимост за вашия музикален талант. Попитайте ги предварително дали ще имат нужда от място за преобличане, загряване или почивка между периодите на изпълнение.

Комфортът на вашата публика ще зависи от достъпа до тоалетните, освежителните напитки и подходящите места за сядане. Ако мястото ви е на открито, уверете се, че има достатъчно подслон в случай на лошо време или имайте резервен план, когато настъпи буря.

Не забравяйте да направите и план за безопасността на всички. Трябва да имате адекватна сигурност, медицинска помощ и асистенти за събитието за размера на вашата публика и за вашето място.

9. Започнете да продавате билети.

Ако планирате да печелите пари от концерта, ще трябва да  продавате билети . Можете да си партнирате с  услуга за билети,  за да предложите печатни или дигитални билети за вашето събитие. Някои услуги за продажба на билети предлагат възможност за използване на персонализирано брандиране на билетите, приемат множество методи на плащане и предлагат диференцирано ценообразуване. Много ще включват и уебсайт за вашите билети и интеграция с вашите акаунти в социалните медии.

Часът и датата на концерта трябва да бъдат ясно отбелязани на билета, заедно със съответната информация за местата и ясна политика за връщане/възстановяване на средства.

10. Популяризирайте концерта.

Както всяко друго събитие, промоцията за вашия концерт ще бъде пряко свързана с неговия успех. Ще ви е необходим  маркетингов план  , който взема предвид концепцията на вашето събитие, публиката и музикалния талант, който сте включили. Ако талантът има определени канали, които работят добре за техния маркетинг, уверете се, че сте удвоили тези канали и си партнирайте с таланта, за да разпространите информацията.

Можете да увеличите обхвата си и да разпространите съобщението си допълнително с  помощта на партньори за събитието . Спонсорите, мърчандайзерите, промоутърите на концерти, продавачите на билети и мястото могат да бъдат полезни при маркетинга на вашето събитие. Накарайте всички на една и съща страница относно концепцията и целите на събитието и ги улеснете да популяризират събитието, като им предоставите социални медии, имейл и печатни активи, които могат да споделят.

Не забравяйте също да заснемете висококачествени снимки и видеоклипове, водещи до и по време на събитието. Те ще се превърнат в маркетингово злато при  проследяването на вашето събитие  и могат да бъдат наистина полезни, ако обмисляте да превърнете събитието в поредица или да го повторите следващата година.

Вече знаете как да планирате концерт!

Търсите помощ за оформлението на вашия концерт? Покрихме ви с нашите най-добри съвети за  оформление на музикални фестивали .

Прочетете също: Концерт на Хари Стайлс